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论坛年会推行“无纸化办公”
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海南日报记者 陈雪怡 邱江华
纸“不见”了。
参加博鳌亚洲论坛2022年年会，中关村创蓝清洁空气产业联盟主任解洪兴发现，不只是办理参会手续、酒店入住等的纸质表单“不见”了，往年咨询台上摆着一摞摞的纸质参会材料也“不见”了。
对于这一变化，解洪兴和参会嘉宾代表们喜闻乐见，“手续是无纸化办理，会议信息从微信公众号、微博、APP等多媒体平台上获取，体现了此次年会绿色低碳、智慧服务的办会理念。”
从“有纸”到“无纸”，嘉宾代表参会体验提升一步，背后是海南推动“绿色办会”“智慧办会”工作前进一步。
这一步，有何意义?以参会嘉宾代表离琼信息登记为例。往年嘉宾代表登记返程信息，需要填写纸质表单交给酒店服务中心，再由酒店传真给交通组，交通组完成用车分配后分别致电酒店服务中心、司机等，酒店再电话通知嘉宾代表。
“今年，参会嘉宾代表通过扫描二维码进行个人返程航班信息填报，酒店服务中心和交通组完成送机安排后，系统同时向嘉宾代表、司机和引导员发送车辆安排短信，实现参会嘉宾代表送机环节的智慧化管理，也通过减少耗纸耗电实现低碳化办公。”省委外办综合协调组可视化系统负责人马凤介绍。
提高工作效率水平、完善嘉宾参会体验，马凤口中的系统，是海南推动“绿色办会”“智慧办会”的重要抓手。
这个系统，是海南省外事一体化在线管理与服务平台(以下简称“智慧外事”平台)。在打造“线上集中办公”平台，实现省直跨部门等智能化、高效化协同办公的同时，“智慧外事”平台打造接待工作全流程在线服务，提升嘉宾代表参会体验。
除了交通，今年年会，“智慧外事”平台与论坛秘书处管理系统实现了部分数据对接，参会嘉宾代表接待人员和酒店服务中心人员不用再像往年一样去论坛秘书处的系统拷贝信息、制作表格来安排接待工作，而是通过“智慧外事”平台直接对接本组代表，进行接待安排，并支持VIP代表的一对一联络员通过“智慧外事”手机端进行代表日程的个性化编辑和在线查看。
借由降低在纸质材料上修改更新日程信息带来的不便性和滞后性等，从而达到绿色低碳办公、智慧保障服务的目标，海南“绿色办会”“智慧办会”的细致用心，获得不少参会嘉宾代表的肯定认可。
接下来，海南将进一步与论坛秘书处协调，打通数据共享通道，对接更多的数据，生成每位嘉宾代表从抵琼至离琼全闭环路线图，包括日程、车辆安排、接待人员信息、餐饮住宿信息、活动安排等，提高工作效率，降低失误率，解决信息是否准确、全面、实效等接待工作关键“堵点”和“难点”，提升嘉宾代表参会体验。
(海南日报博鳌4月21日电)
